GDPR

1. Co tato stránka řeší

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (GDPR) a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, stanovují pravidla pro každého, kdo s osobními údaji nakládá. Služba Hlídáme Projekt se s osobními údaji setkává ve dvou rolích, a proto jsou informace rozděleny do dvou částí:

• Část A – jsem správce. Týká se návštěvníků webu, zájemců, zákazníků a uživatelských účtů. Podrobný popis je v dokumentu Zásady ochrany osobních údajů; zde je shrnutí a postup, jak uplatnit svá práva.
• Část B – jsem zpracovatel. Týká se dat, která do aplikace vkládají zákazníci (např. evidence pracovní doby jejich zaměstnanců, kontakty dodavatelů). Správcem těchto údajů je zákazník; zde jsou podmínky zpracování podle čl. 28 GDPR.

Část A – Informace pro subjekty údajů

2. Vaše práva podle GDPR

3. Jak svá práva uplatnit

1. Napište na info@hlidameprojekt.online (ideálně z e‑mailové adresy, kterou jste u nás použili) nebo poštou na adresu sídla. Uveďte, jaké právo uplatňujete a čeho se má týkat.
2. Pokud nebude možné vaši identitu spolehlivě ověřit, požádám o doplňující informace. Nikdy nevyžaduji kopii dokladu totožnosti, pokud existuje mírnější způsob ověření.
3. Odpovím bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce od přijetí žádosti. U složitých nebo četných žádostí mohu lhůtu prodloužit o další 2 měsíce; o prodloužení a jeho důvodech vás informuji do 1 měsíce.
4. Vyřízení žádosti je bezplatné. Přiměřený poplatek mohu účtovat pouze u zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených (zejména opakujících se) žádostí.
5. Jste‑li zaměstnancem nebo obchodním partnerem některého z mých zákazníků a vaše údaje jsou uloženy v aplikaci v rámci jeho dat, obraťte se prosím na tohoto zákazníka – on je správcem. Vaši žádost mu v případě potřeby předám a poskytnu mu součinnost.

4. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů porušuje GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu. Budu rád, když se nejprve obrátíte na mě, abych mohl situaci napravit.

Část B – Podmínky zpracování dat zákazníků (čl. 28 GDPR)

Tato část tvoří součást Obchodních podmínek a plní funkci zpracovatelské smlouvy mezi zákazníkem (správcem) a poskytovatelem (zpracovatelem). Na žádost zákazníka uzavřu tyto podmínky i formou samostatného podepsaného dokumentu.

5. Předmět, povaha a účel zpracování

• Předmět: ukládání, zobrazování, výpočty a reporting nad daty, která zákazník vloží do služby Hlídáme Projekt nebo do ní importuje z napojených systémů.
• Účel: výhradně poskytování služby zákazníkovi podle smlouvy – sledování nákladů na zakázkách, evidence pracovní doby, správa faktur a dokladů, analýza ziskovosti, správa týmu.
• Doba: po dobu trvání smlouvy a 30 dnů po jejím skončení (lhůta pro export dat), následně výmaz.

6. Typické kategorie údajů a subjektů

• Zaměstnanci a spolupracovníci zákazníka: jméno, pozice, odpracované hodiny, hodinová sazba, přiřazení k zakázkám, případně údaje z docházkového systému.
• Kontaktní osoby dodavatelů a odběratelů zákazníka: jméno, e‑mail, telefon, firma, fakturační údaje.
• Uživatelé aplikace: jméno, e‑mail, role, přihlašovací logy.

Služba není určena pro zpracování zvláštních kategorií údajů (čl. 9 GDPR); zákazník se zavazuje takové údaje do služby nevkládat.

7. Povinnosti zpracovatele

Jako zpracovatel se zavazuji, že:

1. zpracovávám osobní údaje pouze na základě doložených pokynů zákazníka, které jsou dány smlouvou a nastavením služby; pokud by pokyn podle mého názoru porušoval právní předpisy, zákazníka na to upozorním;
2. zajistím, aby osoby oprávněné zpracovávat údaje byly zavázány mlčenlivostí;
3. přijmu technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR (viz bod 9);
4. zapojím dalšího zpracovatele pouze za podmínek bodu 8;
5. poskytnu zákazníkovi součinnost při vyřizování žádostí subjektů údajů, při posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a při komunikaci s dozorovým úřadem;
6. ohlásím zákazníkovi porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění, spolu s dostupnými informacemi o povaze incidentu, dotčených údajích a přijatých opatřeních, aby zákazník mohl splnit svou oznamovací povinnost do 72 hodin;
7. po skončení smlouvy umožním zákazníkovi export všech dat a poté data včetně kopií vymažu, s výjimkou údajů, které je nutné uchovat podle právních předpisů;
8. poskytnu zákazníkovi informace nezbytné k doložení souladu s čl. 28 GDPR a umožním mu audit, který bude oznámen nejméně 15 pracovních dnů předem, nenaruší provoz služby a nebude prováděn častěji než jednou ročně, nejde‑li o reakci na incident.

8. Další zpracovatelé (subdodavatelé)

Zákazník uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů nezbytných pro provoz služby, zejména poskytovatele hostingové infrastruktury (servery v Evropské unii) a poskytovatele e‑mailových služeb. Aktuální seznam dalších zpracovatelů zašlu zákazníkovi na vyžádání. O zamýšlené změně dalšího zpracovatele zákazníka informuji nejméně 30 dnů předem; zákazník má právo vznést námitku a v případě nesouhlasu smlouvu vypovědět. Osobní údaje nejsou předávány mimo Evropský hospodářský prostor.

9. Technická a organizační opatření

• šifrovaný přenos dat (HTTPS/TLS) mezi uživatelem a aplikací;
• ukládání hesel pouze ve formě kryptografického otisku; řízení přístupu podle rolí; oddělení dat jednotlivých zákazníků;
• denní zálohování, šifrované zálohy uchovávané 30 dnů, pravidelně ověřovaná obnovitelnost;
• logování přístupů a administrátorských operací, uchování logů 12 měsíců;
• aktualizace serverového softwaru a aplikace, omezení administrátorského přístupu na nezbytné osoby;
• postup pro zvládání bezpečnostních incidentů včetně lhůt pro informování zákazníka (bod 7.6).

10. Povinnosti zákazníka jako správce

Zákazník odpovídá za to, že má pro osobní údaje vkládané do služby právní základ (typicky plnění pracovní smlouvy či smlouvy s obchodním partnerem, nebo oprávněný zájem), že informoval subjekty údajů o zpracování a že vkládá pouze údaje nezbytné pro sjednaný účel. Zákazník rovněž spravuje uživatelské účty svých zaměstnanců a odpovídá za včasné odebrání přístupů.

Verze 1.0, účinnost od 18. 9. 2026.

---

Související dokumenty: Zásady ochrany osobních údajů · Obchodní podmínky · O nás